Инструменты для командной работы, о которых я бы хотел узнать намного раньше

На протяжении нескольких следующих лет мы росли в геометрической прогрессии, параллельно что-то читали, что-то узнавали и выборочно пробовали разные инструменты: заставили всё Kanban-досками, открывали для себя возможности Google Calendar и так далее.

Сейчас, когда мы используем Slack, Trello, Mindmeister и ещё массу взаимосвязанных инструментов, эта система кажется нам вполне логичной и почти очевидной.

Но за последнее время я пообщался с десятью разными людьми, у которых тоже свой бизнес (в том числе крупнее нашего в десятки раз). И по какой-то причине никто из них в помине не слышал о большинстве штук, которые облегчают нам жизнь и ускоряют работу: люди по-прежнему ставят задачи в Viber и хранят данные на жёстких дисках.

Slack? Что это? А WhatsApp вам чем не нравится?

В конце концов, я подумал, что проще один раз написать статью и скидывать ссылку на неё, чем каждый раз рассказывать заново.

Если материал покажется самоочевидным и поверхностным, буду только рад — значит, вас «осенило» значительно раньше, чем нас, и вы, возможно, продвинулись в этом вопросе дальше. Захотите поделиться опытом — пишите в комментарии: это будет полезно и мне, и другим читателям.

Наш чемодан для командных дел

В общих чертах, нынешний набор инструментов «Банды умников» выглядит так:

Сразу оговорюсь, что мы сторонники узкоспециализированных сервисов. Понятное дело, что существует масса комбайнов вроде древнего Lotus и распространенного Bitrix24, но конкретно в нашей команде мы предпочли для каждой задачи выбрать лучший инструмент из всех существующих в сегменте и органично связать их друг с другом. Ещё одно важное преимущество: все эти штуки доступны, универсальны и очень быстро внедряются.

Коммуникация

Для общения используем Slack и Gmail. Такого явления, как внутренние телефоны с номерами #410 нет, — вполне хватает Slack и личного общения и опенспейс как поддержка открытой коммуникации.

Что касается Slack, здесь налицо куча преимуществ перед другими мессенджерами. В нём есть каналы, в каналах — треды, а в тредах — комментарии. В отличие от того же телеграма, в нём иерархия трёх уровней.

Это позволяет избавиться от помойки внутри чата (канала) «Продажи на сайте», когда десять человек одновременно обсуждают три вопроса в одной ленте сообщений. В Slack это выглядит как три треда (темы) внутри канала #sales_bu_ru: обсуждения ведутся внутри каждого и не перемешиваются.

Slack

Кроме этого, есть всякие плюшки вроде реакций, напоминаний, маркировки сообщений, опросов, адекватных ботов и синхронизации с Trello, Google Calendar и другими сервисами.

У Slack есть бесплатная версия, которой нам в определённый момент стало мало: перешли на платную. Сейчас обслуживание 45 аккаунтов обходится нам примерно в €350 в месяц (или $410).

О Gmail скажу коротко и честно: это, по сути, вынужденный пережиток (впрочем, как и всякая почта), которым мы пользуемся в основном для общения с внешними подрядчиками. Хотя в идеальной картине мира мы бы с удовольствием подключали их к Slack (такая функция тоже есть) или переписывались бы в мессенджерах. Это связано с тем, что сложность и скорость коммуникации возросла, а мессенджеры предлагают на порядок больше инструментов.

Планирование времени и встреч

Здесь только календарь от Google. Его используем для организации встреч, бронирования переговорок и отражения всех видов отсутствий в офисе (отпуска, командировки, больничные).

Преимуществ масса: он предельно простой и наглядный, ловко интегрируется с Gmail и Slack, работает на всём, у чего есть экран и выход в интернет. А ещё он помогает видеть, что происходит течение дня, и не упустить важное мероприятие: всегда придёт приглашение и напоминалка за десять минут.

Мы настроили выгрузку всех встреч, отпусков и отгулов из календаря в Slack: каждое утро все мероприятия автоматом отображаются в виде краткой сводки в каналах #vacation и #office_spb. В результате все в курсе, что будет происходить в переговорках, кого сегодня не будет на месте. Никто не отпрашивается, не ходит с круглыми глазами по офису и не спрашивает: «А где Алёна?» и «Почему занята переговорка?»

Google Calendar

Управление проектами

Начнём с Mindmeister. Если вы ещё не слышали про ментальные карты (что маловероятно), гуглите. Если вкратце, они помогают упорядочить огромное количество элементов проекта и освободить голову, когда есть большой массив данных, и нет общего понимания, что с ним делать. Рисовать mind map можно хоть палкой на земле или в PowerPoint. Просто Mindmeister, на мой взгляд, самый удобный инструмент для их создания и редактирования.

Среди плюсов: человеческий интерфейс, нормальный внешний вид всех элементов, неограниченная рабочая область (делайте хоть 1000 веток, если того требует проект) и, разумеется, возможность масштабировать любые элементы так, чтобы это было удобно.

Из минусов: один аккаунт предполагает только три бесплатные карты — остальное за деньги. Один платный аккаунт стоит $5 в месяц, оплачивается сразу полгода. У нас таких аккаунтов пять.

Mindmeister

Теперь про Trello. Начнём с того, что так называемый Agile-подход был принят в компании ещё до того, как мы узнали это слово. Просто так сложилось, что все проекты делались осторожно и гибко — это казалось нам просто одним из элементов здравого смысла.

Чуть позже мы прочитали книжку Сазерленда, прониклись, заставили всё досками, начали упражняться в наклеивании и переклеивании стикеров. Выглядело как-то так:

Потом, когда мы окончательно убедились в эффективности такой системы, а количество проектов и (как следствие) досок существенно выросло, мы перешли к схеме Trello плюс проектор.

Trello — это сервис для управления проектами, доски с карточками и чек-листами. Все командные задачи у нас здесь. Само собой, каждый сотрудник может завести себе личную доску для планирования.

Кроме очевидных функций, есть масса дополнительных плюшек: например, можно маркировать карточки по категориям, включать «старение» карточек (когда их долго не трогают, они начинают желтеть) и так далее. А ещё, если нужен оперативный контроль ситуации, все изменения на доске могут автоматически выгружаться в определённый канал Slack.

Кстати, Trello используем абсолютно бесплатно. Существует мнение, что Asana удобнее, но Asana и стоит $10 за один аккаунт в месяц (для нас автоматически $470).

В каждой доске есть шесть вертикальных листов, а карточки во время регулярных встреч команды последовательно путешествуют от первого до шестого листа:

1. Backlog Common — общий беклог проекта. Это копилка всех идей по этому проекту, в том числе таких, которые может быть никогда не будут воплощены. Сюда важно писать все идеи, ведь какая-то может оказаться гениальной.
2. Backlog Month — ежемесячный беклог. Он содержит задачи взятые командой в план на ближайший месяц из общего беклога. Очень важный момент: задачи определяются не «руководством», а всей командой.
3. To Do — еженедельный беклог, задачи из ежемесячного беклога отобранные командой на текущую неделю.
4. In progress — задачи, которые в работе прямо сейчас.
5. Check — сделанные задачи, для завершения которых требуется либо проверка коллег, либо дополнительные действия с другой стороны, например, от внешних партнёров.
6. Ready — полностью готовые и сделанные задачи.

Теперь у нас около 35 досок, которые выглядят так:

Trello

Кстати, такая практика управления задачами оказалась настолько удобной, что органично срослась с нашим основным профилем деятельности: обучением и развитием детей. Так появилось направление Baby-SCRUM, которое призвано научить детей управлять своими делами, чтобы они не были просто послушными исполнителями.

Хранение данных

Самый ценный ресурс для наc — люди. А вот на втором месте — информация: все макеты, тексты и документы. Почти на самом старте мы поняли, что хранение данных на физических носителях — это опасно и зачастую неудобно.

Поэтому для того, чтобы всё это не потерять, мы ещё пять лет назад стали хранить всё на Dropbox. Потом в силу ряда причин (в первую очередь, экономических) мы перевезли всё на Google Drive. Это приключение мы некоторое время назад подробно описывали на одном вражеском ресурсе.

У Google Drive есть приложение и онлайн-версия, он синхронизируется со всем подряд, в том числе со Slack. Можно настроить доступ каждого сотрудника к нужным командным папкам, совместно работать с документами. Да и вообще, работать из любой точки: достаточно только ноутбука и интернета.

Про деньги: за неограниченное хранилище для 47 членов команды мы платим $470 в месяц. Календарь, документы и корпоративная почта входят в эту сумму.

Google Drive

Совместная работа с документами

Мы ежедневно создаём и редактируем множество текстов, таблиц и презентаций. Раньше совместная работа с ними заключалась в бесконечном пересылании друг другу файлов вроде «КП для МПИ версия 4 ИТОГ2.docx». Мало того, на всех компьютерах стоял лицензионный Office, за который мы платили 256 тысяч рублей в год.

Со временем стало понятно, что Google Docs очевидно удобнее для совместной работы: никакого пересылания бесконечного количества версий документов, автоматическое сохранение и совместный доступ без проблем. В итоге мы практически полностью отказались от Office 365: оставили его только тем сотрудникам, которым реально нужен тот же полноценный Excel, к примеру. Тем самым сэкономили 21 300 рублей или $313 в месяц.

Как всё это работает в связке

Расскажу на примере проекта «Интернет-магазин».

1. Slack

В Slack есть замечательный канал #sales_bu_ru. В нём обсуждаются все вопросы, связанные с продажами на сайте. Кстати, через некоторое время вопросов стало так много, что мы выделили отдельный канал #sales_bu_ru_clients, в котором оперативно решаются вопросы взаимодействия с заказчиками.

2. Google Calendar

Работа над задачами интернет-магазина требует постоянных обсуждений как промежуточных, так и «по особому поводу»: запуск нового раздела, новой акции, доработки перед внедрением глобальных нововведений. Регулярные SCRUM-встречи автоматом ставятся в календарь на каждой неделе. Если нужно обсудить что-то дополнительно, собирается рабочая группа из участников задачи: назначается время, переговорка и участники.

3. Trello

По проекту «Интернет-магазин» есть большая доска в Trello. Её особенность в том, что Backlog Month разделён на тематические категории (потому что задач много). Это осознанное отклонение от классической модели, которое в определённый момент показалось нам удобным.

4. Google Drive

На диске папка проекта настроена так, что у непосредственных исполнителей задач есть полный доступ, а у других ребят, которым тоже может что-то понадобится, — доступ в режиме просмотра. Логика папок, как и во всех других проектах, — от общего к частному.

Общие затраты (в месяц)

• Slack (45 аккаунтов) — $410.
• Google Drive, Календарь, Почта (47 аккаунтов) — $470.
• Mindmeister (пять аккаунтов) — $25.
• Google Docs — бесплатно.
• Trello — бесплатно.

Итого: $905 в месяц.

Банда умников